Havainto, tulkinta ja hyväksyntä ovat eri lausuntoja. Huomautus siitä, että ovi avattiin esittelyssä, ei täytä kaikkia suorituskykyvaatimuksia, eikä tallennettu mitta automaattisesti tarkoita, että se hyväksyttiin. Näiden lausuntojen pitäminen erillään tekee tarkastuskeskustelusta helpompi seurata.
Tunnista kaappi, viiteasiakirja ja tarkasteltu ominaisuus. Ilmoita näkyvä tai mitattu tieto lisäämättä tukematonta johtopäätöstä. Selkeä kuvaus antaa toisen arvioijan ymmärtää todisteet ennen kuin päättää, mitä se tarkoittaa istuvuuden, ulkonäön tai toiminnan kannalta.
Jos havaintoa verrataan piirustukseen tai spesifikaatioon, merkitse viite ja sen versio. Jos hyväksymisperusteista on sovittu, pidä sen laajuus näkyvillä. Älä lainaa toleranssia tai testivaatimusta asiaankuulumattomasta tarkistuslistasta vain siksi, että se näyttää tekevän raportista täydellisemmän.
Still-kuva, lyhyt video ja fyysinen tarkastus tarjoavat eri kattavuuden. Kuvaa, mitä todisteet voivat osoittaa ja mitkä kysymykset jäävät sen ulkopuolelle. Havainto yhdestä valokuvatusta piirteestä ei saa tulla hiljaa päätelmäksi koko tilauksesta tai siihen liittymättömästä aineellisesta ominaisuudesta.
Kirjaa ylös, kuka arvioi löydön ja mitä hyväksyttiin, kyseenalaistettiin tai jätettiin avoimeksi. Toimittajalta vastauksen saaminen ei välttämättä ole sama asia kuin ehdotetun ratkaisun hyväksyminen. Jos muutos hyväksytään, määritä kyseinen spesifikaatio tai piirustus, jotta sitä voidaan soveltaa johdonmukaisesti.
Säilytä alkuperäinen havainto, vastaus ja nykyinen tila yhdessä. Tarkastuspöytäkirjan tulee tehdä loput toimet ymmärrettäviksi toiselle ostajan edustajalle tai asentajalle. Selkeä todisteiden ja päätösten erottaminen helpottaa luovuttamista liioittelematta mitä tahansa valokuvaa tai esittelyä.
LähetäVSMEthekeittiön kaappiviite, valokuva ja lyhyt kuvaus havainnosta. Säilytä toimittajan selitys, pyydetty seuranta ja hyväksymispäätöksesi erillisinä merkintöinä.
Aiheeseen liittyvä opas:Ennen kuin maksat talletuksen millekään tehtaalle, katsokuinka vahvistaa kaapin valmistaja Kiinassa.